Vores privatlivspolitik respekterer efter bedste overbevisning persondataforordningen af 25. maj 2018, også kaldet GDPR. Det er vores ønske at foreningen og dets medlemmer efterlever gældende regler for beskyttelse af privatpersoners data. Denne politik beskriver hvordan PH Vesthimmerland vil udmønte reglerne i praksis.
Spørgsmål og ønsker om rettelser til politikken rettes til de dataansvarlige i foreningen, som er foreningens formand og kasserer.
Formål
Indsamling og opbevaring af data
Medlemsoplysninger, som er nødvendige for foreningens drift indsamles digitalt via en sikker forbindelse og opbevares i foreningens database i en periode på op til 5 år efter udmeldelse af foreningen. Hvert medlem har ret til at se egne data.
Personoplysninger: Navn, adresse, kontakt telefon, e-mail og fødselsdato/fødselsår, sektion, figurant- og dommer uddannelse, opnåede kåringer og konkurrenceresultater. Disse oplysninger videregives til Hovedforeningen til det nationale medlemsregister. I tilfælde af, at Hovedforeningen ønsker at se kopi af straffeattest på et nyt eller eksisterende medlem, vil medlemmet blive bedt om selv at sende kopien til hovedforeningens sekretariat, således at PH Vesthimmerland ikke har registrering heraf.CPR registreres såfremt der er et juridisk eller myndighedsmæssigt krav, f.eks. hvis der indgås trænerkontrakt, udbetales honorarer osv.
Navn og adresse videregives til Vilsted Idrætsforening sammen med betaling for brug af deres faciliteter, et såkaldt ”Facilitetskort”. Idrætsforeningen bruger oplysningerne til at oprette et passivt medlemskab i VIF Støtteforening. Læs mere i Samarbejdsaftale med Vilsted Idrætsforening.
Vi betragter hundeoplysninger som værende en del af medlemmets personoplysninger.
PH Vesthimmerland sælger aldrig medlemsoplysninger og videregiver dem ikke udover det, der her er beskrevet uden udtrykkeligt samtykke.
Hundeoplysninger på hver hund, der medbringes til træning: Kaldenavn, stambogsoplysninger, kåring- og klassestatus, forsikringsstatus, vaccinationsstatus på hunde, der medtages til træning i foreningen.
Dato for ind- og udmeldelse, datoer for betalinger (kontingent, facilitetskort, gebyrer mv), tilmeldinger til hold, konkurrencer og arrangementer, udleverede nøgler, lånte effekter eller udstyr.
Publicering af medlemsdata i medlemsportalen
I foreningens medlemsportal publiceres en medlemsliste for almindelige medlemmer. Medlemslisten består af kontaktoplysninger i form af navn, mailadresse, evt. telefonnummer samt navn og kårings/klassestatus på hund. Desuden er der plads til foto af hundefører og hund og kommentarer, som medlemmet selv skriver. Disse oplysninger er kun tilgængelige for medlemmer efter log in i medlemsportalen.Bestyrelsesmedlemmer har adgang til al registrering.
Publicering udenfor medlemsportalen
Konkurrenceresultater offentliggøres i resultatoversigter og eventuelle artikler på hjemmesiden sammen med navn på medlem og hund. Offentliggørelse i eksterne medier sker kun med medlemmets samtykke. Situationsbilleder fra træningsaktiviteter og fra det sociale liv i foreningen kan offentligøres på hjemmesiden, såfremt billederne ikke udstiller eller krænker medlemmerne på nogen måde. Deciderede portrætfotos af medlemmer offentliggøres ikke uden medlemmets samtykke. Der offentliggøres ikke billeder af børn, hvor ansigtet er synligt, medmindre der er givet udtrykkelig tilladelse fra forældre.
Der kommer opdatering af privatlivspolitikken i forhold til foreningens brug af sociale medier.
Sletning af oplysninger
Medlemsoplysninger opbevares så længe det er relevant for foreningens drift. Almindelige oplysninger om medlemmer kan gemmes og behandles til relevante formål i op til et år efter udmeldelsesåret, f.eks. indberetninger og overflytninger. Medlemsoversigter bevares i 5 år af hensyn til kontrol fra myndigheder, f.eks. i forbindelse med tilskud der er givet på baggrund af medlemstal.
Medlemmers ansvar for privatlivspolitikken
Medlemmer skal følge de samme regler for privatlivets beskyttelse som foreningen.
Medlemmer skal holde sig orienteret om opdateringer i privatlivspolitikken og søge råd hos de dataansvarlige, såfremt der er opstår tvivl.
